Дефектура = упущенная прибыль аптеки. Как минимизировать потери?

Для аптеки дефектура любого уровня прежде всего означает потери в выручке из-за отказов покупателям. Часто отказ сопровождается негативной реакцией от покупателя и влечет снижения уровня лояльности клиентов.

Причины возникновения дефектуры можно  условно разделить на внешние и внутренние.
К внешним причинам относятся: отсутствие товара у поставщиков, снятие регистрации, технические сбои в ИС МДЛП и другие, независящие от сотрудников аптеки факторы. 
Внутренние причины дефектуры вызваны ошибками в настройках бизнес-процессов в аптеке: некорректный заказ товаров у поставщиков, отсутствие работы по отказам покупателям, неоптимальный ассортимент и т.д.

В данной статье мы поговорим, как уменьшить дефектуру, вызванную внутренними причинами и, по возможности, минимизировать потери аптеки из-за дефектуры, вызванной внешними причинами.

Работа с дефектурой включает в себя работу по нескольким направлениям:

• контроль наличия товаров в аптеке
• работа с отказами покупателям
• оперативный и соответствующий потребностям заказ товаров у поставщиков.

Какие инструменты для работы с дефектурой есть в программе М-АПТЕКА плюс от АйТи-Аптека?

Контроль наличия товаров в аптеке

Отчет по упущенной прибыли

Данный отчет выводит список наиболее продаваемых товаров, которых не было в аптеке с указанием, сколько дней товар отсутствовал в аптеке, и сколько аптека могла потерять на этой дефектуре:



Данные по дефектуре аптек в аналитике от АйТи-Аптека

Инфографика позволяет сразу увидеть товары, которые могли бы принести прибыль аптеке, но в данный момент отсутствует на остатках аптеки. Можно сразу оценить - как давно товара нет в аптеке, вероятные потери и другие параметры.


Экран для работы с дефектурой

Экран позволяет:

• вывести список товаров, для которого задан минимальный остаток, но они находятся в дефектуре у поставщиков
• сразу заказать товар в сводном прйс-листе
• изменить минимальные и максимальные остатки для заказа товаров.

Работа с отказами покупателям

В программе М-АПТЕКА плюс есть универсальный инструмент для фиксации отказов:


Для фиксации отказа, когда товара нет в наличии, либо сам покупатель отказался от покупки по какой-либо причине, у первостольника есть единая "горячая" клавиша. Зафиксировать отказ можно буквально одним нажатием. 
Информация  об отказе автоматически уходит к заведующему аптекой для принятия решения о заказа (или не заказе) товара. Фиксировать отказ можно как в момент продажи, так и после ухода покупателя.

Список причин каждая аптека может определить самостоятельно. По умолчанию указана причина "Нет в наличии", заведующий аптекой может добавить свои варианты, например, слишком высокая цена, маленький срок годности и т.д.

Также информация об отказах отображается в соответствующих документах и в отчете Причины отказов покупателей.

Оперативный и соответствующий потребностям заказ товаров у поставщиков

В программе М-АПТЕКА плюс есть два функциональных блока для выполнения заказов:

1. Сводный прайс-лист
Данный модуль объединяет в себе информацию из прайс-листов поставщиков. Заказ в сводном прайс-листе выполняется в ручном режиме. Как правило, аптеки, которые только начали работать в программе, используют именно этот вариант заказа товара поставщикам, так как он не требует сложных дополнительных настроек.

2. Сеанс заказа - универсальный вариант, представляет собой полноценную систему заказов, которая рассчитывает необходимую потребность в товарах и позволяет гибко распределять заказы среди поставщиков по различным разным критериям.

Как сеанс заказа позволяет уменьшить дефектуру?

• учет аналогов

Данная настройка предполагает, что аптека заранее объединила аналогичные для нее товары в структуру аналогов. Товары, которые будут входить в структуру аналогов, определяются индивидуально для каждой аптеки, в зависимости от потребностей. Благодаря учету аналогов, если у поставщиков пропадает товар конкретного производителя, будет заказана аналогичная позиция.

• профилактика "вымывания" позиций из ассортимента

Если аптека работает по принципу "что продали, то и заказали", либо расчет потребности выполняется по средне-дневной реализации, то в ситуации, когда определенный товар пропал у поставщиков и через какое-то время, соответственно, исчез из продаж, то он не будет заказываться.
В сеансе заказа в программе М-АПТЕКА плюс можно установить минимальные и максимальные остатки для каждого товара, и тогда программа будет пытаться заказать товар каждый раз, вне зависимости от того, был ли товар в продаже или отсутствовал по причине дефектуры у поставщиков.

• отслеживание заказа топовых товаров у поставщиков

В сеансе заказа можно легко выявить позиции, которые по ABC и XYZ анализу относятся к топовым группам, но при этом по какой-либо причине не были заказаны. Такие товары необходимо проанализировать и, при необходимости, добавить к заказу (сделать это можно непосредственно в сеансе заказа)

• минимизация влияния человеческого фактора

Алгоритмы сеанса заказа позволяют учесть многочисленные факторы, часть которых человек, формирующий заказ "вручную", может забыть или проигнорировать. 

Источник: https://itapteka.ru/news/novosti/article/povyshenie-prodazh/defektura-upushchennaya-pribyl-apteki-ka...