Проверки в аптеках - что делать?

Как они соотносятся с мораторием на проверки, чего ждать дальше и как подготовиться – поговорим в данной статье.

14 декабря 2023 года Постановлением Правительства Российской Федерации от 14.12.2023 № 2140 был увеличен срок моратория на плановые проверки бизнеса. На данный момент плановые проверки запрещены до 31.12.2024 года. В текущем году возможны только внеплановые проверки, для которых нужны серьезные основания: угроза или причинение вреда здоровью граждан, выявление индикаторов риска, решение Федеральной налоговой службы и другие.

Особняком стоят прокурорские проверки – на них не действует мораторий, и прокуратура, в отличии от других надзорных органов, может проверить практически все аспекты работы аптеки – от соблюдения норм трудового законодательства до правил отпуска ЛС. Именно прокурорские проверки прошли по аптекам, и, вероятно, они продлятся и дальше.

Большинство проверок было вызвано тем, что по данным ИС МДЛП на остатках аптеки числились товары с истекшим сроком годности. Контролирующие органы вполне логично предположили, что данные товары все-таки были проданы или списаны, но аптечная организация не передала сведения о выводе из оборота товаров в ИС МДЛП.

Сверялись реальных остатки в аптеке с данными в системе ИС МДЛП. Также были проверки, связанные с экстремальными объемами продаж. Особое внимание уделялось лекарственным средствам, относящимся к наркотическим или психотропным, ПКУ

В дальнейшем, как сообщил Минздрав, контроль цен на лекарства, в т.ч. на ЖНВЛП, также будет осуществляться через систему маркировки «Честный знак».

Несвоевременное внесение данных в систему мониторинга движения ЛП для медицинского применения или внесение в нее недостоверных данных влечет наложение административного штрафа в размере:

• на должностных лиц от 5000 до 10000 рублей
• на юридических лиц - от 50000 до 100000 рублей

В большинстве случаев выяснялось, что фактически:

• товар продан
• отсутствует в товаро-учетной программе, но при этом числится на остатках аптеки в ИС МДЛП

Как так получается?

В работе с маркированным товаром есть несколько основных участников:

• сотрудники аптеки, которые осуществляют приемку и продажу ЛС
• товаро-учетная программа, в которой, как правило, выполняются основные операции
• оператор фискальных данных, который передает сведения о движении маркированного товара, в т.ч. о его выводе из оборота из ИС МДЛП или ГИС МТ 
• ИС МДЛП или ГИС МТ - в зависимости от вида товара

Как показывает опыт, ошибки могут возникать на всех этапах с маркированным товаром. Сотрудники могут ошибаться при приемке и продаже, часто случается пересорт маркированных товаров. Товаро-учетная программа "не корректно" работает (как правило, большинство аптечных ПО решили проблемы при работе с маркированными ЛС, но в данное время еще могу возникать сложности и ошибки при работе с БАДами и антисептиками).Но чаще всего ОФД по какой-либо причине не передал сведения в Честный Знак. Всем известно, что у самого Честного Знака тоже бывают сбои.

Однако именно аптечная организация отвечает за корректность остатков аптеки в ИС МДЛП или ГИС МТ – вне зависимости от того, кто допустил ошибку!

Что может сделать аптечная организация, чтобы не спровоцировать прокурорскую проверку?

1. Провести обучение персонала и разработать стандарты для работы с маркированным товаром

Если вы работаете на ПО М-АПТЕКА плюс от АйТи-Аптека, то вы можете посмотреть обучающие уроки по работе с программой.

Видео по работе с маркировкой выделены в отдельный блок:

2. Контролировать остатки аптеки по таким параметрам, как: сроки годности, забраковка, реестровые цены, товары рецептурного отпуска

Контроль товарных запасов необходимо проводить на регулярной основе. А в идеале, ежедневно. В программе М-АПТЕКА плюс есть ряд инструментов, которые могут помочь вам в контроле товарных запасов по параметрам, проблемы по которым могут спровоцировать прокурорскую проверку.

3. Регулярно выполнять сверку остатков маркированных товаров

В программе М-АПТЕКА плюс для выполнения данной сверки есть специальный модуль для сверки товаров по SGTIN с ИС МДЛП.

В данной форме можно отправить запрос в ИС МДЛП на сверку упаковок с программой М-АПТЕКА плюс. Если упаковка числится в ИС МДЛП, но при этом отсутствует на остатках в программе, то это означает, что между ИС МДЛП и программой есть расхождения, которые необходимо устранить.

4. Если выявлены расхождения, нужно определить, на каком этапе произошел сбой и устранить проблему.

Наверное, это один из самых сложных этапов. Так как сочетание в процедуре обмена нескольких участников усложняет выявление, на каком этапе и на чьей стороне произошла проблема. Часто самостоятельно выявить «слабое звено» для аптечной организации практически не возможно.

В таких ситуациях клиенты компании АйТи-Аптека, как правило, обращаются в Службу Обслуживания Клиентов (СОК) программы М-АПТЕКА плюс. Если проблема возникал в ПО М-АПТЕКА плюс, то специалисты СОК всегда помогают в устранении таких проблем. Если проблема возникал на другом участке, то специалисты СОК могут помочь сориентировать клиента и определить, на каком именно участке возникал проблема.