Если в вашей аптеке часто заканчиваются популярные препараты или сотрудники тратят много времени на заказы, автозаказ может стать эффективным решением!
У вас нет полноценного автозаказа, если:
1. Отсутствует модуль для автозаказа в вашем аптечном ПО или он работает некорректно.
2. Отсутствует единый и унифицированный справочник товаров аптечного ассортимента.
3. Проблема с привязками между аптечным справочником со справочниками (прайс-листами) поставщиков: привязки не установлены в полном объеме, привязки не обновляются регулярно, привязки сделаны с ошибками.
4. Некорректная работа алгоритмов расчета дефектуры: неправильно рассчитывается, что нужно заказать и в каком количестве.
5. Некорректная работа алгоритмов распределения товаров по прайс-листам поставщиков при формировании заявки.
6. Отсутствие учета аналогов при формировании потребности.
7. Сопротивление сотрудников аптеки внедрению автозаказа.
|
Отсутствует модуль для автозаказа в вашем аптечном ПО или он работает некорректно |
До сих пор встречаются аптечные программы, которые для заказа товара у поставщиков используют стороннее ПО (как правило, это различные программы, объединяющие предложения из прайс-листов множества поставщиков, так называемые "сводники"). Сотруднику аптеки, для формирования заказа, необходимо выполнять обмен данными между двумя программами, при этом часто заказ делается вручную.
В программе М-АПТЕКА плюс от АйТи-Аптека автозаказ - это один из модулей самой программы.
Программа может проанализировать:
- остатки по каждой позиции
- продажи товаров
- другие, заданные вами параметры
- предложения поставщиков
Подробнее о системе заказа в ПО М-АПТЕКА плюс здесь
|
Отсутствует единый и унифицированный справочник товаров аптечного ассортимента |
Справочник – это "мозг" автозаказа. Если в нём ошибки, вся система будет давать сбои. Чем точнее справочник, тем эффективнее работает автоматизация
Часто в аптеках единый и унифицированный справочник отсутствует или имеет ряд проблем:
- дубли
- позиций, заведенные без соблюдения стандартов
- отсутствие дополнительной информации по позициям (МНН, производитель и т.д.)
Программа М-АПТЕКА плюс от АйТи-Аптека работает на Едином Ассортиментном Справочнике (ЕАС). ЕАС представляет собой самую полную на сегодняшний день базу унифицированных и структурированных номенклатурных наименований товаров аптечного ассортимента, заведенных по стандартизированным утвержденным правилам. ЕАС имеет Свидетельство о государственной регистрации.
Единый Ассортиментный Справочник от АйТи-Аптека - это:
- Более 500 000 унифицированных номенклатурных позиций без дублей
- База фармацевтических данных: классификаторы, признаки и реквизиты
- Технологии автоматического обновления номенклатурных наименований в ЕАС и Базы фармацевтических данных
- Многоэтапный контроль корректности таблиц мэппинга на наличие дублей
- Работа в едином информационном пространстве: автоматическое преобразование наименований поставщиков в наименования ЕАС для электронных накладных, прайс-листов и заказов
- Прямая интеграция со всеми поставщиками в РФ по обмену электронными накладными, прайс-листами и заказами (более 2 000 поставщиков)
- Автоматическое обновление и консолидация реестровых цен с ЕАС
- Автоматическое обновление и консолидация информации по забракованным сериям с ЕАС
|
Проблема с привязками между аптечным справочником со справочниками поставщиков |
Основные проблемы с привязками, которые наблюдаются в аптечных организациях, и которые непосредственно влияют на заказа, или делают его фактически невозможным:
- привязки не установлены в полном объеме
- привязки не обновляются регулярно
- привязки сделаны с ошибками.
Программа М-АПТЕКА плюс от АйТи-Аптека работает на Едином Ассортиментном Справочнике (ЕАС). ЕАС уже консолидирован со справочниками фармдистрибуторов в РФ. Наши клиенты работают в едином номенклатурном пространстве с поставщиками и могут быть уверенными, что придет тот товар, который был заказан.
Если поставщик, с которым работает клиент, высылает прайс-листы в электронном виде в необходимом формате для М-АПТЕКА плюс, то для того, чтобы делать заявки через модуль Система заказов, такие прайс-листы подвергаются обработке (установке привязок) службой Единого Ассортиментного Справочника. В результате создаются таблицы трансляций и становится возможным автоматическое распределение рассчитанной потребности по прайс-листам поставщиков.
По каждому товару ЕАС в заказе можно посмотреть, какие наименования из прайс-листов поставщиков привязаны к данной позиции.
Пример отображения для препарата ТЕРАФЛЮ ЛИМОН ОТ ГРИППА И ПРОСТУДЫ 22,1Г. №10 ПОР. Д/Р-РА Д/ПРИЕМА ВНУТРЬ ПАК. в прайс-листах поставщиков:
Подробнее об единым информационном пространстве с поставщиками здесь
|
Неправильно рассчитывается, что нужно заказать и в каком количестве |
На данный момент при расчетах, что именно нужно заказать и в каком количестве, используют обычно один из двух алгоритмов расчетов или их сочетание:
- по средне-дневной реализации;
- по установленным минимальным и максимальным значениям.
Основным недостатком данного алгоритма расчета потребности является то, что учитываются все продажи, в т.ч. товары под заказ или неликвидные позиции, которые были проданы за анализируемый период для заказа и эти позиции в соответствии с расчетами в программе попадут в заказ. Следовательно, необходима ручная корректировка каждого заказа.
Работа алгоритма по установленным минимальным и максимальным значениям упрощенно выглядит следующим образом: ответственное лицо аптеки задает для товарных позиций минимальные и максимальные значения остатков, программа сверяет данные цифры с текущим остатком, и если он ниже минимального значения, рассчитывает потребность, как разницу между текущим остатком и максимальным значением.
Основной недостаток этого алгоритма в том, что необходимо предварительно заполнить ассортиментную матрицу. Также установленные значения нуждаются в постоянной коррекции в связи с изменением спроса.
Часто работа с алгоритмами расчета потребности выглядит следующим образом. Аптека выбирает расчеты по средне-дневной реализации, чтобы не тратить время и силы на установку минимальных и максимальных значений, и позже - на их пересчет. При работе по средне-дневной реализации рано или поздно (чаще - рано) наступает момент, когда в заказ попадает некий случайный товар (товар под заказ, какая-та оптовая продажа и т.п.). Ответственное лицо аптеки в силу загруженности не замечает данную позицию и не удаляет ее из заявки. На следующий день приходит ненужный товар, экстренно продается .... и опять попадает в заказ в удвоенном количестве. Буквально несколько таких историй вынуждает аптеку вернуться к ручному варианту заказа товара...
Можно ли как-то иначе? Конечно!
Программа М-АПТЕКА плюс дает возможность использовать оба алгоритма с максимальной эффективностью. В качестве основного наши клиенты, чаще всего, используют алгоритм по установленным минимальным и максимальным значениям. Программа сама может рассчитать эти значения, чтобы вы не тратили время на составление матрицы.
В программе М-АПТЕКА плюс имеется встроенная библиотека специальных алгоритмов пересчета минимальных и максимальных значений:
- по средне-дневной реализации,
- пересчёт с двумя периодами,
- с учетом обязательного ассортимента,
- с учетом обязательного ассортимента, неликвидов и аналогов.
Подробнее об алгоритмах расчета здесь
|
Некорректная работа алгоритмов распределения товаров по прайс-листам |
После того, как программа рассчитала, что нужно заказать и в каком количестве, идет не менее важный этап - распределение потребности по поставщикам. Программа должна выбрать оптимального поставщика по каждой позиции с учетом требование аптеки: минимальная цена, срок годности, кратность упаковки и многое другое. Если распределение прошло некорректно, то аптеку могут ждать неприятные последствия, например, вместо 5 флаконов какой-либо настойки будет поставлено 24. Часто во избежании таких ситуаций аптеке приходится корректировать заказ вручную, что может быть очень тудозатратно.
В программе М-АПТЕКА плюс выбор оптимального поставщика по каждой позиции выполняется по ряду критериев:
- минимальная цена
- срок годности
- остаток товара у поставщика
- кратность упаковки
- приоритетный поставщик
- участие в маркетинговых активностях
Пример выбора поставщика для товара в программе М-АПТЕКА плюс:
Если аптеке необходимо, чтобы товар заказывался у определенного поставщика, то данный поставщик может быть указан как эксклюзивный (список будет состоять только из предложения данного поставщика) или генеральным поставщиком (его предложение будет считаться более приоритетным, даже если цена у него будет выше, чем у других поставщиков)
|
Отсутствие учета аналогов при формировании потребности |
Частая ситуация во многих аптеках - это наличие нескольких фактически одинаковых позиций на остатках. Например, могут присутствовать может присутствовать условный анальгин, в одной и той же дозировке и форме выпуска, который отличается только производителем. Если заказ выполняется по принципу "что продали, то и заказа", то эти дубли множатся из заказа в заказ.
Это приводит к ненужному раздуванию товарных запасов и рискам появления неликвидов и товаров с истекшим сроком годности.
Чтобы избежать таких ситуаций в заказе поставщикам должна быть возможность учитывать (или не учитывать - это тоже важно!) аналогичные позиции.
В программе М-АПТЕКА плюс есть возможность учитывать аналоги при заказе.
Например, если аптеке все равно, анальгин какого производителя будет заказываться, главное, чтобы это были таблетки по 500 мг №10 и по минимальной цене, тогда аптека может объединить все анальгины этой дозировки в структуру аналогов. При заказе программа сама посчитает все данные анальгины на остатках, и если необходимо будет заказать данный товар, то при заказе будет выбрано самое выгодное для аптеки предложение.
Важно - если покупатели вашей аптеки предпочитают анальгин определенного производителя, то аптека может исключить его из аналогов и заказывать только товар того производителя, который пользуется спросом.
|
Сопротивление сотрудников аптеки внедрению автозаказа |
Что это может быть:
- нежелание осваивать новые технологии
- недоверие программе
- страх потерять работу из-за того, что автозаказ заменит сотрудника
- стереотип, что автозаказ - это только для больших аптечных сетей
- Источник: https://itapteka.ru/news/novosti/article/avtomatizatsiya-aptek/u-vas-net-avtozakaza-esli-/
